カウラ日本人戦争墓地データベースは、オーストラリア国立公文書館やオーストラリア戦争記念館など、オーストラリアの国立機関が公開している公的記録や資料を基に構築されています。他の資料を参考にした場合には、その出典を各個人データ内の追加情報欄に記載しています。
データベースの情報は、主にオーストラリア国立公文書館所蔵のMP1103/1シリーズ［オーストラリア国内収容所に収容された敵国捕虜と抑留者に関する「服務及び損耗」書類（Form A112）登録簿］と、MP1103/2シリーズ［オーストラリア国内収容所に収容された抑留者及び戦争捕虜関連報告書類一式］から抽出しました。MP1103/1文書は、民間人抑留者や戦争捕虜の身元情報と、入退院や死因などを含む拘束中の移動歴を記録しています。MP1103/2文書は、民間人抑留者や戦争捕虜がオーストラリア政府の管理下に置かれた際に作成された文書で、身元情報、家族構成、健康状態、所有物などに関しての情報が記録されています。両シリーズの文書はすべて電子化されてオーストラリア国立公文書館サイト上で公開されています。
上記の電子文書はオーストラリア国立公文書館HP より、次の手順で閲覧することができます。
1．SEARCH THE COLLECTIONをクリック
2．RecordSearchをクリック
3．NameSearchタブを選択
4．姓と名をローマ字で入力し、資料カテゴリーのメニューからSecurity and Intelligence records を選択
5．検索ボタン（SEARCH）を押しリストを表示
6．該当する資料を選択
7．電子文書を表示するため、電子化アイコンをクリック
戦争捕虜の墓データの一部には、連合軍翻訳通訳部門（ATIS）の尋問票の要約レポートが付記されています。ATISは、連合軍南西太平洋地区総司令部によって1942年9月に設立された連合軍の諜報機関で、捕獲文書の処理、諜報資料の翻訳や配布、戦争捕虜の尋問や移動を担当しました。日本人戦争捕虜はオーストラリア本土に移送されると、まずブリズベン近郊のゲイソーン収容所でATIS担当官による尋問を受けました。この尋問票に記録されている氏名あるいは捕虜番号を手掛かりに、カウラに埋葬されている捕虜の記録と合致させることができました。ATISの報告書はオーストラリア戦争記念館所蔵AWM55シリーズとして閲覧することが可能です。要約レポートは2009年に豪日研究プロジェクトが作成したものです。
1998年に出版されたウィリアム・アプルトン著『理解：Rikai means understanding: a guide to the Japanese War Cemetery』は、日本人戦争墓地ガイドブックとして貴重な情報を提供しています。このガイドブックには、飛行士の墓に関する詳しい情報が掲載されており、本データベースに活用しました。また本データベースの墓地配置図は当ガイドブック（11ページ）の方式によるもので、オーストラリア政府退役軍人省内オーストラリア戦争墓地事務所の墓地配置表示方式よりもわかりやすいと考えました。このガイドブックはカウラ観光案内所で販売されています。